Since 2013
chuyen-doi-du-lieu
Posted By max
3 cách chuyển đổi dữ liệu giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

Các doanh nghiệp dù có quy mô lớn hay nhỏ thì đều thường phải xử lý một khối lượng dữ liệu nhất định hàng ngày. Trong đó, dữ liệu tồn tại dưới nhiều dạng, đôi khi cần được định dạng/ chuyển đổi lại theo yêu cầu để dễ dàng phục vụ cho công việc. Để thực hiện quá trình này được nhanh chóng và hiệu quả, các đối tác gia công quy trình kinh doanh luôn là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, vi họ đã được trang bị về nhân sự, cơ sở vật chất, kỹ thuật để chuyên phục vụ cho việc xử lý dữ liệu.

Dưới đây là 3 cách chuyển đổi dữ liệu thường được doanh nghiệp lựa chọn:

Chuyển đổi dữ liệu vật lý sang kỹ thuật số

Loại chuyển đổi này có thể hiểu là chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy, âm thanh, video, ảnh,…sang định dạng kỹ thuật số, để phục vụ cho công việc dễ dàng hơn như lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm,…

Thông thường quá trình chuyển đổi bao gồm nhiều bước như nhập liệu, làm sạch, lập chỉ mục, định dạng lại,…để đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu. Cụ thể như sau:

Các chuyên gia trong ngành trước tiên sẽ sắp xếp dữ liệu dựa trên định dạng và mức độ ưu tiên của nó. Dữ liệu sau đó được nhập bằng cách sử dụng các công cụ thích hợp hoặc bằng cách thủ công, tùy theo từng trường hợp. Dữ liệu đầu vào sau đó được làm sạch để đảm bảo tính chính xác, chất lượng. Sau đó, nó được chuyển đổi lại thành các định dạng cần thiết mà không làm mất tính toàn vẹn. Sau bước này, dữ liệu sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ để có thể lấy lại nhanh chóng bất cứ khi nào cần thiết.

Mỗi bước trong quá trình này đều cần đến chuyên môn, kinh nghiệm và các công cụ phần mềm phù hợp, những điều này khiến doanh nghiệp phải gánh thêm một khoản chi phí không nhỏ. Thay vào đó, nếu thuê ngoài dịch vụ số hóa tài liệu, họ có thể đảm bảo chất lượng cho việc chuyển đổi dữ liệu của doanh nghiệp bạn một cách tốt nhất, với chi phí hợp lý nhất.

Chuyển đổi sang định dạng XML

Dữ liệu thường được số hóa ở định dạng văn bản hoặc hình ảnh để truy xuất nhanh hơn, nhưng chuyển đổi dữ liệu thành định dạng như vậy không phải lúc nào cũng có thể.

Vì các doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thường xuyên cho các công việc quan trọng, nên họ cần đảm bảo rằng dữ liệu của họ luôn có sẵn để xử lý. Điều này được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng quy trình chuyển đổi XML, tương thích với hầu hết các trình duyệt phổ biến cũng như các công cụ phần mềm khác. Dữ liệu XML có thể được đọc và xử lý nhanh chóng bởi hầu hết các trình duyệt  mà không cần bất kỳ công cụ bổ sung nào. Hơn nữa, XML còn có khả năng bảo mật cao, nên không quá khó hiểu khi định dạng này được các doanh nghiệp yêu cầu rất nhiều.

Chuyển đổi sang định dạng PDF

Một định dạng khác cũng được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều đó là PDF. Hàng ngày các doanh nghiệp phải xử lý nhiều tài liệu ở các định dạng kỹ thuật số khác nhau như word, excel, power point, hình ảnh,…đôi khi còn sử dụng điện thoại di động để chia sẻ và truy xuất những thông tin đó trong khi di chuyển, nhưng không phải điện thoại thông minh nào cũng hỗ trợ các định dạng. Hơn nữa, kích thước của chúng đôi khi khá nặng khiến cho việc truy xuất dữ liệu khó khăn, đặc biệt là khi gặp vấn đề về internet.

Chuyển đổi dữ liệu sang dạng PDF sẽ giải quyết được tất cả những vấn đề trên. Nó hỗ trợ cho hầu hết các dòng điện thoại thông minh, truy cập nhanh hơn, giúp công việc diễn ra trơn tru, hiệu quả.