6 Lợi ích của một văn phòng làm việc không giấy

Sự tồn tại của một loại văn phòng “không giấy” đã bắt đầu xuất hiện kể từ khi PC trở thành một phần thiết yếu của môi trường làm việc tiên tiến. Nhưng dù đã phát triển đến những thời điểm cực thịnh như hiện nay và bất chấp ưu thế các báo cáo điện tử và email đem lại, hầu hết các tổ chức vẫn phụ thuộc rất nhiều vào tài liệu giấy.

Nắm bắt được điều đó, dịch vụ số hóa tài liệu được phát triển để góp phần thúc đẩy cho sự phổ biến của loại hình văn phòng “không giấy”, hướng tới mục tiêu trở thành một văn phòng thân thiện với môi trường. Tìm hiểu thêm những lợi ích của không gian làm việc không giấy:

Tạo điều kiện xử lý thông tin nhanh

Khi dữ liệu đã được số hóa bằng kỹ thuật thì các tác vụ với nó như truy xuất, tìm kiếm, chỉnh sửa, chia sẻ,…sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Quy trình quét tài liệu được thực hiện bằng nhiều thiết bị khác nhau, tùy thuộc vào dạng tài liệu. Các ứng dụng thường được sử dụng là Microsoft Office và Adobe Acrobat.

Tăng cường tính bảo mật

Hàng đống tài liệu giấy có thể bị mất, bị hư hại hoặc bị hủy mà không có ai lưu ý, ngoài ra còn có thể khó sàng lọc lối vào, in và sao chép đối với các loại hồ sơ quan trọng. Ngược lại, tài liệu vật lý rất khó xảy ra những vấn đề đó vì nó vốn được hỗ trợ bằng kỹ thuật, công nghệ tiên tiến.

Dịch vụ số hóa tài liệu thuê ngoài sẽ giúp tài liệu tổ chức của bạn được tăng cường bảo mật lên đến mức cao nhất.

Tiết kiệm chi phí

Lợi ích dễ thấy nhất đó là hàng tháng bạn không cần bỏ ra một số tiền lớn để mua giấy, đôi khi còn tăng giảm phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng hay giá cả thị trường. Đối với số hóa tài liệu, bạn chỉ cần chi trả một chi phí nhất định để được sử dụng dịch vụ tuyệt vời này.

Nơi làm việc không giấy tờ có thể giúp tốc độ xử lý khối lượng công việc hành chính tăng hơn rất nhiều so với nơi làm việc thông thường trong cùng một thời gian tương tự. Ngoài ra còn giảm chi phí cho những thiết bị văn phòng phẩm khác như máy in, mực, bưu chính, không gian lưu trữ, nhân sự quản lý,…

Nhìn qua có thể không đáng giá bao nhiêu với một tổ chức doanh nghiệp, nhưng nếu đưa ra thống kê những chi phí này trong một thời gian bạn sẽ thấy nó ngốn của bạn không ít, giống như việc trả mãi một món nợ nhỏ vậy.