7 lời khuyên để thuê ngoài Giải pháp Call Center thành công

Thuê ngoài Call Center hay còn gọi là “Trung tâm cuộc gọi” cho doanh nghiệp của bạn có thể là một giải pháp tuyệt vời hoặc cũng có thể là một sai lầm nếu lựa chọn đối tác gia công không đủ uy tín, chuyên nghiệp. Vốn là một bộ phận “tiền tuyến”, nên trung tâm cuộc gọi gần như thể hiện bộ mặt doanh nghiệp, vì vậy càng cần cẩn trọng trong việc chọn công ty gia công để sử dụng.

7 lời khuyên dưới đây hy vọng sẽ giúp bạn đảm bảo việc thuê ngoài Call Center thành công:

Thời gian chuẩn bị

Đừng đợi cho đến khi bạn cần sự giúp đỡ mới tìm đến các công ty gia công, cần lường trước nhu cầu của doanh nghiệp và bắt đầu tìm kiếm, liên hệ với họ. Phần lớn các đơn vị thuê ngoài Call Center thiết lập rất nhanh chóng nhưng hãy tạo cho mình và cả đối tác khoảng thời gian đủ để triển khai mọi thứ.

Một vài tuần đến một tháng hoặc lâu hơn (quy mô lớn) là thời gian đệm tốt nhất để trung tâm cuộc gọi set up và khởi chạy ứng dụng.

Trình bày rõ ràng

Khi thuê ngoài một trung tâm cuộc gọi cho doanh nghiệp, về căn bản bạn đang chọn một đối tác cho doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy rõ ràng những gì bạn muốn công ty gia công thực hiện. Truyền đạt các dự án, kỳ vọng, chi phí, thời gian và tất cả những gì cần thiết cho nhà cung cấp. Rõ ràng mọi thứ với nhau từ đầu sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn, đạt hiệu quả hơn.

1+1=3

Sử dụng thuê ngoài như một cách hữu hiệu nhất để mở rộng sự ảnh hưởng của doanh nghiệp mà không tốn nhiều chi phí, vì hầu hết các công ty gia công đều có chi nhánh ở các khu vực trọng điểm. Đồng thời, họ đã có sẵn nền tảng chuyên thực hiện các công việc đó, cùng đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm. Vì vậy, nếu những lợi thế trên nằm trong mục tiêu của doanh nghiệp thì hãy nhanh chóng chọn cho mình một đối tác chuyên nghiệp thực hiện.

Dựa trên công nghệ tiên tiến

Thuê ngoài giải pháp Call Center là một cơ hội tuyệt vời để nâng cấp công nghệ cho doanh nghiệp của bạn mà không tốn một đồng xu vốn. Đối tác gia công đã có sẵn nền tảng công nghệ chuyên thực hiện các công việc đó, hãy tận dụng cơ sở hạ tầng này để nâng cao lợi nhuận của bạn. Chính vì lẽ đó, công nghệ là một trong những yếu tố quan trọng cần xem xét khi tìm kiếm công ty gia công.

Chọn một công ty bên ngoài quốc gia

Call Center/Contact Center tại các nước đang phát triển, chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng  như Việt Nam, Ấn Độ, Philippines,…sẽ là những lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp. Những nơi này thường là điểm đến cho các dịch vụ như: Call Center/Contact Center, nhập liệu, số hóa tài liệu,…

Thuê ngoài ở các nước phát triển

Nếu nhu cầu chỉ dừng lại ở các dịch vụ trên thì các công ty gia công tại các quốc gia đang phát triển là phù hợp. Tuy nhiên, đối với những yêu cầu cao hơn, quy mô hơn thì cần đến công ty gia công đến từ các nước phát triển như Hoa Kỳ, Anh, Úc,…Một số yêu cầu thường được xử lý bởi các công ty đó:

• Bán hàng bên ngoài hoặc tạo khách hàng tiềm năng với cơ sở dữ liệu hữu hạn.
• Các chức năng liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ có lợi nhuận cao.

Hãy cẩn thận với mức giá thấp

Call Center là một bộ phận liên hệ với khách hàng, chịu trách nhiệm liên kết doanh nghiệp với khách hàng hoặc ngược lại, vì vậy bạn cần chi trả cho đối tác thực hiện công việc đó một cách thỏa đáng. Nếu đối tác đưa ra mức giá thấp hơn so với mặt bằng chung thì cũng cần xem xét lại, vì cái bạn cần là chất lượng và hiệu quả công việc.

Hãy tìm một đối tác có chi phí cạnh tranh, cùng kinh nghiệm và cơ sở hạ tầng thật tốt để sử dụng dịch vụ lâu dài nhất có thể.