Làm Marketing – Chuyên trang Marketing lớn nhất Việt Nam LamMarketing.Edu.Vn
Dữ liệu lưu trữ được lưu dưới dạng vật lý (giấy) là một hình thức quá cũ và mang nhiều rắc rối, gây tiêu tốn một lượng lớn thời gian để xử lý, ảnh hưởng phần nào đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đó cũng là một trong những nguyên nhân thúc đẩy sự chuyển đổi hình thức lưu trữ tài liệu khác dưới dạng kỹ thuật số.
Trong phạm vi bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về giá trị mà dich vụ số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chuyển đổi sang lưu trữ tài liệu số hóa
Làm việc với các dữ liệu kinh doanh là nhiệm vụ khá quan trọng, cần được chỉnh sửa, cập nhật liên tục khi có nhiều thay đổi phát sinh. Khi dữ liệu được chuyển hóa thành dạng kỹ thuật số, thì quá trình xử lý dữ liệu sẽ nhanh hơn, thuận tiện hơn. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có cơ cấu nhân sự cho công việc này, nên họ thường sử dụng đến dịch vụ số hóa tài liệu được các công ty gia công quy trình kinh doanh (BPO) cung cấp.
Các công ty gia công quy trình kinh doanh sẽ luôn có sẵn đội ngũ nhân viên, chuyên gia về lĩnh vực số hóa dữ liệu, cùng các phần mềm, công cụ kỹ thuật hỗ trợ nên họ sẽ giúp cho dữ liệu của doanh nghiệp được xử lý một cách nhanh chóng và gọn gàng. Góp phần giảm số lượng dữ liệu vật lý lưu trữ, không gian lưu trữ, nhân viên, đào tạo,…giảm mức chi phí xuống thấp nhất khi lựa chọn thuê ngoài dịch vụ số hóa, giúp doanh nghiệp tập trung tối đa vào nội dung kinh doanh của mình.
Đứng trước sự chuyển mình nhanh chóng của công nghệ thì vấn đề số hóa tài liệu đối với mỗi doanh nghiệp là không thể tránh khỏi, điều này được chứng minh qua sự phát triển vượt bậc và phổ biến rộng lớn của các công ty BPO. Trong tương lai, mô hình văn phòng không giấy sẽ trở nên quen thuộc hơn, tài liệu sẽ được số hóa chuyên nghiệp và dễ sử dụng hơn.
Ưu điểm khi sử dụng số hóa tài liệu
Duy trì định dạng tài liệu
Vấn đề phổ biến thường gặp khi share tài liệu (MS Word hoặc loại khác) đó là định dạng bị thay đổi, thậm chí là không sử dụng được. Điều này sẽ gây một ấn tượng xấu cho doanh nghiệp nếu tài liệu được sử dụng cho khách hàng. Nhưng khi được chuyển đổi thành định dạng PDF thì vấn đề này sẽ được giải quyết, vì PDF có khả năng duy trì định dạng của tài liệu chính xác với hầu hết các hệ thống mà nó được chia sẻ. Ngoài ra, nó còn là định dạng lý tưởng cho việc in ấn.
Định dạng được chấp nhận toàn cầu
Như đã trình bày ở trên, dựa trên những lợi ích từ định dạng PDF mà nó được coi là định dạng tài liệu được chấp nhận toàn cầu. Cho dù bạn có làm việc với đối tác ở các nước trên thế giới thì các tác vụ như xem, chia sẻ, chỉnh sửa,…đều được thực hiện dễ dàng, hơn nữa nó còn đảm bảo tính an toàn.
Tiết kiệm không gian lưu trữ
So với việc lưu tài liệu dưới các định dạng khác thì PDF khi lưu luôn có kích thước tệp nhỏ hơn hẳn, rất lý tưởng cho việc tiết kiệm ổ cứng máy tính của bạn.
Tính bảo mật cao
Tài liệu bất kì của một doanh nghiệp đều cần tính bảo mật, đảm bảo sự lợi thế trong kinh doanh hay những mục đích khác. Tài liệu được số hóa được tăng tính bảo mật lên cao nhất, điều này sẽ giúp bạn yên tâm khi sử dụng tài liệu để làm việc.
Sử dụng được cho mọi hệ điều hành
Định dạng mà tài liệu được số hóa tương thích với hầu hết các hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay. Điều này giúp giải quyết những rắc rối không đáng có khi làm việc với khách hàng hoặc đối tác sử dụng thiết bị khác nhau, ở văn phòng hay tại nhà.
Tích hợp các yếu tố phi văn bản dễ dàng
Đối với các tài liệu được số hóa thì đều có thể tích hợp các yếu tố hấp dẫn trực quan như hình ảnh, đồ họa, biểu đồ, siêu liên kết (URL),…vào trong tài liệu, giúp người xem tham khảo nhanh, rút ra nội dung cốt lõi. Ví dụ nếu chèn siêu liên kết thì khi click vào sẽ được mở ra trong trình duyệt web mặc định của thiết bị đó.
Phù hợp với sự phát triển của tương lai
Tuy vẫn chưa phủ sóng hết trên toàn cầu nhưng dịch vụ số hóa tài liệu chắc chắn sẽ trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp trong tương lai gần. Việc nắm bắt được công nghệ sẽ đưa lợi thế của doanh nghiệp lên một tầm cao mới, vượt trội hơn, chuyên nghiệp hơn.
