Since 2013
Dịch vụ số hóa tài liệu
Posted By max
Dịch vụ Số hóa tài liệu và những lợi ích đối với doanh nghiệp

Một trong những lợi ích mà số hóa đem lại cho doanh nghiệp đó là sự giảm thiểu chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo thông tin được hoạt động một cách tốt nhất. Vì rất khó để duy trì dữ liệu, đặc biệt là khi bạn cần xử lý hàng loạt thông tin trong văn bản và hình ảnh, dịch vụ số hóa tài liệu sẽ cung cấp cho bạn những thông tin đó khi đã được kỹ thuật số, hoàn toàn sử dụng được dễ dàng trong các tác vụ văn phòng.

Cùng tìm hiểu thêm một số lợi ích của dịch vụ số hóa tài liệu:

Dễ dàng tìm kiếm thông tin

Hãy tưởng tượng duyệt qua hàng trăm tệp để tìm hiểu địa chỉ hoặc chi tiết của nhân viên sẽ mất thời gian đến như thế nào. Khi bạn có trong tay một lượng thông tin cực lớn thì việc sử dụng số hóa dữ liệu là lựa chọn tất yếu. Khi cần tìm kiếm, truy xuất dữ liệu sẽ thuận tiện và nhanh hơn rất nhiều.

Lưu trữ có cấu trúc

Số hóa cho phép bạn lưu trữ thông tin theo định dạng có cấu trúc. Dữ liệu có tổ chức sẽ dễ dàng hơn để tìm kiếm và xử lý. Các biểu mẫu hoặc bảng được sử dụng để nhập dữ liệu có cấu trúc, sau đó được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.

Cần ít không gian lưu trữ vật lý

Khi bạn có thông tin trong các tệp được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số, bạn không còn cần các thư mục hoặc tủ để lưu trữ các tệp vật lý. Điều này tiết kiệm rất nhiều không gian văn phòng quý giá. Khi tổ chức của bạn được số hóa hoàn toàn, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều không gian để lưu trữ những thứ khác hoặc thậm chí có thể chuyển đổi không gian lưu trữ cho mục đích giải trí.

Đồng thời, bạn cũng sẽ tiết kiệm văn phòng phẩm, góp phần bảo vệ môi trường.

Dữ liệu an toàn hơn

Dữ liệu số an toàn hơn dữ liệu vật lý. Các biện pháp bảo mật phong phú như mã hóa và sao lưu được thực hiện bởi đối tác gia công phần mềm để đảm bảo rằng thông tin của bạn được bảo mật cao nhất.

Truy cập từ mọi nơi mọi lúc

Truy cập tức thì  vào dữ liệu trực tuyến hoặc ngoại tuyến là lợi thế chính của số hóa. Dịch vụ số hóa tài liệu cung cấp cho bạn thông tin có thể được đưa lên trang web của doanh nghiệp. Khi thông tin tổ chức của bạn có sẵn để truy cập được ủy quyền từ mọi nơi, mọi lúc, bạn quản lý tận dụng thông tin theo thời gian thực giúp họ đưa ra các quyết định quan trọng.