Làm Marketing – Chuyên trang Marketing lớn nhất Việt Nam LamMarketing.Edu.Vn
Tìm kiếm thông tin từ một núi giấy tờ lộn xộn là một công việc rất rất tốn thời gian và không hiệu quả, hơn nữa còn là kiểu làm thủ công rất lâu đời rồi. Dịch vụ số hóa tài liệu vì lí do đó mà có được chỗ đứng quan trọng tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.
Hàng loạt các số liệu như chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ,…sẽ được chuyển đổi sang dang lưu trữ kỹ thuật số để thuận tiện cho mọi tác vụ văn phòng của bạn, giúp tiết kiệm không những về thời gian, công sức mà còn về không gian lưu trữ. Các mẹo nhỏ sau sẽ giúp ích cho bạn trong việc nâng cao chất lượng số hóa tài liệu:
Cải thiện công cụ quét tài liệu
Chọn thiết bị phù hợp
Bạn có thể đã nghe nói qua về các loại máy quét khác nhau như máy quét mã vạch, đầu đọc ký tự quang học, máy quét MICR, máy quét hình phẳng,…tùy vào mục đích số hóa tài liệu mà sẽ chọn loại máy phù hợp. Đôi khi bạn sẽ không thể mua được tất cả các loại máy để phục vụ cho công việc được vì có những máy đôi khi chỉ dùng có một lần, hoặc dùng không thường xuyên.
Giải pháp cho trường hợp này đó là sử dụng một công ty gia công có kinh nghiệm “chăm sóc” cho các tài liệu của bạn, vừa đảm bảo chất lượng số hóa của tài liệu, vừa tiết kiệm được ngân sách cho công ty.
Chuyên gia xử lý
Một thiết bị tốt vẫn cần tới những chuyên gia có kinh nghiệm xử lý. Nhân viên của bạn có thể sẽ không quen sử dụng các thiết bị chuyên dụng, chính vì vậy bạn cần thuê một người có kinh nghiệm thực hiện hoặc thuê ngoài một công ty gia công để thực hiện các quy trình số hóa tài liệu.
Những lưu ý cần cẩn thận
Hãy cẩn thận về tài liệu – Các máy quét và tài nguyên nên được xử lý cẩn thận. Vì một số loại giấy tờ cũ có thể dễ bị rách, nhàu nát,…do đó cần thật cẩn thận.
Xóa các tài liệu không mong muốn – Lập chỉ mục cho bản ghi đã cho, ngay cả khi nó không quá lộn xộn. Bạn cũng nên loại bỏ ghim và clip khỏi tài liệu nếu có. Bạn có thể thuê ngoài việc quét và lập chỉ mục để thực hiện công việc này.
Ưu tiên theo mức độ quan trọng – Nếu bạn có nhiều tài liệu cần quét, đừng rối lên, hãy lập chỉ mục theo mức độ quan trọng và bắt đầu thực hiện.
Quét và Lập chỉ mục – Quét và lập chỉ mục giống như hai mặt của đồng tiền. Quét tài liệu nên bao gồm cả quá trình lập chỉ mục vì nó giúp bạn sắp xếp các tài liệu theo nhóm, theo ưu tiên và loại bỏ những tài liệu không mong muốn. Hơn nữa, lập chỉ mục còn có thể giảm các lỗi khi quét tài liệu.
Loại bỏ các tài liệu được chuyển đổi – Sau khi số hóa, các tài liệu gốc cần được loại bỏ. Nếu không, nó sẽ chiếm quá nhiều vào không gian lưu trữ, và cũng tạo ra sự nhầm lẫn.
Tránh lặp lại – Trong khi bạn chăm sóc quét dữ liệu hàng loạt; cẩn thận các tài liệu trùng lặp và lặp đi lặp lại. Điều này sẽ mang lại nhiều sự không chắc chắn và lộn xộn trong việc lưu trữ là tốt.
Quét tài liệu là một quá trình luôn đòi hỏi một phần lớn thời gian của bạn. Các nhiệm vụ tốn thời gian, chắc chắn, sẽ làm cho tiến độ của bạn chậm lại. Giải pháp duy nhất bạn có là thuê ngoài quy trình quét và lập chỉ mục cho bất kỳ tổ chức đáng tin cậy nào.
