Tận dụng được lợi thế từ công nghệ đem lại là chiến lược thông minh và đem lại hiệu quả nhất cho quá trình kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nắm bắt được điều đó, dịch vụ Số hóa tài liệu là một trong những ứng dụng công nghệ được các doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay.
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu chỉ quá trình chuyển đổi những văn bản, dữ liệu ở dạng viết tay, trên giấy, thậm chí là ảnh chụp,…số hóa thành dạng máy tính có thể hiểu được, đọc được.
Nếu những tài liệu đó chỉ gói gọn trong phạm vi gia đình, tổ chức nhỏ thì công tác lưu trữ sẽ không quá khó khăn , phức tạp. Tuy nhiên, đối với những nhu cầu lưu trữ lớn hơn như kiến thức của nhân loại từ trước đến nay, hay đơn giản là một doanh nghiệp muốn lưu giữ hợp đồng, chứng từ, văn bản các loại thì sẽ có số lượng rất đồ sộ. Công tác lưu trữ truyền thống sẽ không đáp ứng nổi các vấn đề đặt ra như không gian lưu trữ, bảo quản, cập nhật, chia sẻ,…
Và dịch vụ Số hóa ra đời như cách giải quyết tất yếu cho những vấn đề trên. Với những ưu điểm vượt trội như nhanh chóng, thực hiện đơn giản, dễ dàng,…dịch vụ Số hóa tài liệu ngày càng trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp.
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Đây là giải pháp tối ưu nhất cho công tác lưu trữ của một doanh nghiệp bao gồm: lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin. Ngoài ra, còn có thể hỗ trợ chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu nhiều lần, hoạt động linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác.
Ý nghĩa của Số hóa tài liệu đối với doanh nghiệp
Với xu hướng hiện nay của các doanh nghiệp muốn hướng tới đó là văn phòng điện tử: tối ưu tất cả quá trình, giảm thiểu lượng giấy tờ được sử dụng hàng ngày thì Số hóa tài liệu ngày càng khẳng định được vai trò của mình.
Những lợi ích của dịch vụ Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp:
- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn, điều này rất có ý nghĩa đối với lượng kiến thức đồ sộ của nhân loại.
- Truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
- Tăng cường khả năng bảo mật.
- Giảm tối đa không gian lưu trữ.
- Tránh được sự ảnh hưởng của tự nhiên (thời tiết, mối mọt,…)
- Chi phí quản lý thấp nhưng đảm bảo hiệu quả.
- Nâng cao hiệu quả làm việc vì thông tin được xử lý nha chóng.
- Góp phần bảo vệ môi trường.
Xem thêm >> Nhà cung cấp dịch vụ Số hóa tài liệu hàng đầu